CRM/ERP система для логистической компании

О компании

Транспортная компания, предоставляющая полный спектр грузоперевозок:

• мелкие и крупнотоннажные грузы;
• автомобильные перевозки по стране;
• рефрижераторные перевозки скоропортящихся товаров;
• работа как со своим автопарком, так и с привлечёнными водителями-аутсорсерами.

В штате — десятки координаторов и диспетчеров, сотни водителей и большое количество заказов ежедневно.

Проблема

До обращения к нам учёт вёлся в таблицах, а взаимодействие с водителями шло через мессенджер:

• координаторы вручную распределяли заявки и отслеживали загруженность водителей;
• путевые листы формировались из разных таблиц и часто содержали ошибки;
• фотоотчёты о доставке и документы водители отправляли в мессенджеры — координаторы тратили часы на то, чтобы систематизировать файлы и составить акты;
• расчёт стоимости перевозки проводился вручную или полуавтоматически в таблицах, что приводило к ошибкам и задержкам в выставлении счетов.

В результате компания теряла время и деньги, а человеческий фактор создавал высокие риски.

Решение

Мы разработали для компании CRM/ERP-систему, которая полностью закрыла эти задачи:

Учет перевозчиков, автопарка и водителей

• система показывает загруженность каждого водителя и перевозчика в целом
• координатор видит, кто свободен, кто в рейсе, кто на плановом ТО
• хранится вся необходимая информация для формирования заявок и документов

Автоматизация работы координаторов

Таблица заявок, в которой координаторы видят только свои заявки, а руководство видит полный список

Заявка

• полная информация о заявке с возможностью корректировки при необходимости
• маршрут может быть простым (загрузка - выгрузка), а также может включать в себя промежуточные точки для оптимизации логистики
• отображение всех точек (включая промежуточные) с планированием времени прибытия
• автоматическая генерация путевых листов
• формирование пакета документов для водителя (маршрут, контакты, список грузов, инструкции)
• учёт всех тонкостей и деталей по данной заявке

Авторасчёт стоимости перевозки

• система учитывает тип транспорта, километраж, вес груза, необходимость рефрижератора, платные дороги и дополнительные услуги
• итоговая стоимость рассчитывается автоматически и сразу отображается в карточке перевозки
• учитывается множество факторов, которые влиют на стоимость и на формирование документов

Инструкция для водителя

• упрощает координацию водителя с учётом особенностей разных точек загрузки и выгрузки
• отправляется автоматически через Telegram бота или другим способом

Формирование документов по заявке

• договор, путевой лист и другие документы формируются автоматически, на основе данных в системе
• документы по заявке хранятся в файловой системе и доступны для использования в любое время

Отчёт водителей

• для водителя существует ссылка на форму
• водитель с телефона прикладывает фото документов, подтверждение прибытия и выгрузки
• данные сразу попадают в CRM и из них формируется отчёт о перевозке