CRM-система для тендерной компании

О компании

Компания специализируется на участии в государственных и коммерческих тендерах. Основные направления:

• подготовка заявок и участие в тендерах
• поставка товаров и услуг для победивших контрактов
• взаимодействие с множеством юридических лиц (ИП, ООО, корпорации, госструктуры)

Каждый проект сопровождался большим документооборотом, сложной коммуникацией и высоким юридическим риском.

Проблема

Ранее компания пыталась использовать готовые CRM (Битрикс24, AmoCRM), но:

• стандартные процессы не совпадали с реальностью тендерного бизнеса;
• документы и задачи хранились в разных системах, что приводило к дублированию и ошибкам;
• юридические аспекты (суды, претензии, компенсации) вообще не были предусмотрены;
• бухгалтерия вела учёт отдельно — поступления, оплаты, закрывающие документы не стыковались с заявками.

В результате:

• сотрудники тратили часы на ручное согласование;
• часть документов терялась или дублировалась;
• невозможно было в режиме реального времени видеть загруженность сотрудников и контроль по KPI;
• бизнес не мог масштабироваться без хаоса.

Решение

Мы разработали для компании индивидуальную CRM/ERP-систему, заточенную под тендерный бизнес.

Работа с тендерами

Общие таблицы по статусу тендера, в которых разделен доступ и сотрудники не видят лишней информации

Фильтры, сортировки и поиск по любым столбцам + мультифильтры

• фильтры работают на ВСЕХ информационных таблицах в системе
• выбор нужного диапазона дат
• множественный выбор значений
• поиск по словам

Настройка таблиц под пользователя

• настройки доступны для всех информационных таблиц в системе
• скрытие и отображение нужных столбцов
• выбор количества строк для отображения в таблице
• переименование таблицы и столбцов
• расположение стобцов в нужном порядке
• настройка столбца или строки, по которой происходит переход к просмотру и редактированию

Информационные и учётные разделы по тендеру

• бухгалтерские и финансовые разделы
• юридические разделы
• разделы для учета документов
• контроль производства и логистики
• предусмотрена загрузка и хранение документов
• автоматические расчеты показателей
• контроль изменения информации
• сводные данные по текущему тендеру из раздела бухгалтерия

Календарь

• разделение доступа для сотрудников, взаимодействие только со своими событиями
• задачи с дедлайнами и привязкой к тендеру
• автоматические уведомления в Telegram

Канбан-доска задач

• полноценная интерактивная доска задач
• разделение доступа для сотрудников, взаимодействие только со своими задачами
• автоматическая подгрузка информации по каждому тендеру;
• привязка ответственных сотрудников.

Юридический блок

• фиксация претензий и компенсаций
• история судебных процессов и их статусов
• привязка к конкретным контрагентам и тендерам
• выделение юридических лиц красным цветом по всей системе, если есть претензии
• контроль и учёт юридических лиц

Финансово-бухгалтерский модуль

• учёт поступлений и оплат
• контроль задолженности и просрочек
• закрывающие документы для бухгалтерии

Итог

Компания получила собственную ERP-систему под уникальные процессы, чего не мог дать ни один готовый продукт. Система позволила бизнесу масштабироваться, снизить человеческий фактор и обеспечить полный контроль над тендерами, финансами и юридическими аспектами.