Шаблон Excel: Email-рассылка с вложением для клиентов и партнёров
Готовые шаблоны Excel значительно упрощают работу с данными, особенно когда нужно регулярно отправлять клиентам персонализированные файлы. Один из таких шаблонов — Email-рассылка из Excel с вложениями, разработан для компаний, которые ведут отчётность по клиентам и формируют индивидуальные отчёты на основе CRM-выгрузок.
Этот инструмент позволяет разделять общую базу данных на файлы по клиентам и отправлять их массово на email — с минимальным участием пользователя.
Видео обзор шаблона
Что делает шаблон?
Шаблон создан в Microsoft Excel и не работает в Google Таблицах. Его основная задача — автоматизация двух рутинных процессов:
- Разделение данных на отдельные книги Excel по каждому клиенту.
- Массовая рассылка писем с вложением (с помощью Outlook) каждому клиенту индивидуально.
Это особенно полезно для:
- торговых представителей,
- отделов продаж и логистики,
- бухгалтерии и аналитики.
Структура шаблона
Файл состоит из трёх рабочих листов:
- План — данные о заявках клиентов, как правило, это выгрузка из CRM.
- Факт — фактические продажи за месяц (отдельная структура и данные).
- Рассылка — список клиентов, адреса, пароли, темы писем и настройки.
Как работает разделение данных
На листе План — таблица с заказами клиентов: клиент, номер заявки, дата, товар, объём.
На листе Факт — таблица с реальными продажами: клиент, дата сделки, сумма и т.д.
Обе таблицы имеют разную структуру — это нормально.
В листе Рассылка указан список клиентов. Остальные поля заполняются автоматически после выполнения разделения.
Вы нажимаете кнопку создания файлов, и шаблон:
- разбивает данные по каждому клиенту,
- создает отдельные файлы Excel,
- защищает их паролем (если задан),
- сохраняет в папку с текущей датой.
Автоматическая email-рассылка
На следующем этапе вы:
- Указываете адреса email для каждого клиента.
- Задаёте тему письма и текст подписи.
- Выбираете: отправить сразу или сохранить в черновики.
После запуска макроса письма автоматически формируются в Outlook и отправляются по нужным адресам с соответствующим вложением.
Если вы выбрали режим черновиков, то все письма будут сохранены в папке Drafts — вы сможете просмотреть, отредактировать и отправить вручную.
Что входит в письмо?
Каждому клиенту отправляется:
- Индивидуальный Excel-файл с его планом и фактическими результатами.
- Защищённый паролем (если указано).
- С персонализированным письмом, заданным в шаблоне.
Безопасность и прозрачность
- Каждое письмо фиксируется в таблице рассылки: дата, файл, путь.
- Повторное формирование — создаёт новую папку, не затирая предыдущую.
- Пустые email-адреса можно пропустить или указать вручную.
Кому подойдёт шаблон?
- Отделу продаж: отправка отчётов клиентам.
- Бухгалтерии: рассылка актов, выписок, счетов.
- Логистике: отчёты по доставке.
- Руководителям отделов: мониторинг отклонений между планом и фактом.
Преимущества шаблона
- Полная автоматизация Excel-рассылок.
- Индивидуальные Excel-файлы на основе фильтрации данных.
- Интеграция с Outlook — никаких сторонних сервисов.
- Поддержка паролей и сохранение истории.
- Работает локально, не требует интернета или облаков.
Как получить шаблон?
Вы можете:
- Купить шаблон Excel Email-рассылки с вложением
- Заказать адаптацию под ваш бизнес: структура, дизайн писем, логика разделения
- Получить консультацию по внедрению в команду
Также в нашем магазине доступны другие шаблоны:
CRM, учет заказов, формирование актов, email-рассылки из Google Таблиц, управление задачами и т.д.
Заключение
Шаблон Email-рассылки из Excel с вложением — это мощный инструмент для регулярного взаимодействия с клиентами. Он экономит часы работы, минимизирует ошибки и упрощает процесс персональной отчетности. Всё работает в одном Excel-файле и Outlook — быстро, понятно и безопасно.