Автоматизация таблицы заказов в Excel: формирование смет, генерация договоров, массовые рассылки

Заказчик

Строительная компания

Регион: Челябинская область

Проблема

Отсутствие учета заказов и долгое ручное оформление сметы.

В связи с ростом бизнеса возникла потребность в ведении учета клиентов и заказов для удобства контроля процессов. Необходимо учесть, что на каждый заказ требуется составить смету, оформить договор и отправить уведомление в WhatsApp.

Решение

Проект был реализован в Excel, файл создавался с нуля. По итогу предоставили рабочий Excel-файл и шаблон договора в формате .docx.

Рабочий файл состоит из 4-ех листов: основной - с формированием сметы, далее учет заказов, сводные таблицы по договорам и оплатам, а также справочник со вспомогательными данными.

Процесс формирования сметы - номер договора и текущая дата устанавливаются автоматически, контактная информация вносится вручную, блоки “Работы” и “Материалы” дополнены выпадающими списками и автоматическими расчетами. По нажатию кнопки смета сохраняется в отдельный файл с указанием ФИО клиента и номера договора. В процессе сохранения смета делится на две: первая (полноценная) для заказчика, вторая - только список работ, без указания цен, для отдела производства. В смете предусмотрены кнопки для автоматической печати.

Следующим этапом происходит автоматическое оформление договора. По нажатию кнопки необходимые данные из сметы Excel попадают в шаблон Word.

Далее, по кнопке, заказ перемещается в базу заказов, где дополнительно предусмотрены рассылки в WhatsApp. Обновление сводных таблиц происходит автоматически.

Итог

1. Автоматический учет заказов.
2. Сокращение времени на оформление и печать сметы до 5 минут.
3. Минимизация ручной работы и снижение количества ошибок.
4. Автоматическая генерация договоров в Word.
5. Оперативное получение данных о продажах по месяцам.
6. Отправка сообщений WhatsApp из Excel.

от

40 000 ₽

стоимость подобной разработки

от

10 дней

на реализацию подобной разработки