Введение
Google таблицы являются мощным инструментом для обработки и анализа данных. В этой статье мы рассмотрим десять самых полезных функций, которые могут помочь в повседневной работе, а также приведем примеры их использования.
Таблица с примерами
Обзорное видео ниже. Приятного просмотра!
№1 ВПР
Описание: Функция ВПР используется для поиска значения в первом столбце диапазона и возвращает значение из указанного столбца той же строки. ВПР является одной из самых популярных функций для работы с таблицами.
Синтаксис: ВПР(запрос; диапазон; номер столбца; [отсортировано])
- Запрос: значение, которое вы ищете (например, код товара).
- Диапазон: диапазон ячеек, где выполняется поиск. Важно, чтобы первое значение в этом диапазоне было тем, что вы ищете.
- Номер столбца: номер столбца в диапазоне, из которого нужно получить значение. Нумерация начинается с 1 для первого столбца диапазона.
- Отсортировано: принимает истинное или ложное значение. ЛОЖЬ - ищет только точные совпадения. ИСТИНА - ищет приблизительные совпадения (при этом данные в таблице должны быть отсортированы).
Пример: Определение категории товара по его артикулу
Функция ВПР также отлично справляется с похожими задачами, такими как определение отдела сотрудника по его табельному номеру, поиск оценки студента по фамилии, автоматическое заполнение данных о клиенте по его ID и многое другое.
№2 ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ
Сочетание ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ – это мощная альтернатива ВПР, позволяющая искать значения в любом направлении, а не только слева направо (как делает ВПР).
Описание: Комбинация, которая позволяет выполнять более гибкий поиск значений в таблице.
Синтаксис:
ИНДЕКС(ссылка; [строка]; [столбец])
- Ссылка: массив, в котором будет производиться поиск.
- Строка (необязательный): номер строки из указанного массива.
- Столбец (необязательный): номер столбца, из которого нужно вернуть значение.
ПОИСКПОЗ(запрос; диапазон; [метод поиска])
- Запрос – значение, позицию которого нужно найти.
- Диапазон – диапазон ячеек, в котором выполняется поиск.
- Метод поиска (необязательный аргумент):
- 1 (по умолчанию) – находит наибольшее значение, которое меньше или равно искомому (данные должны быть отсортированы по возрастанию).
- 0 – точное совпадение (если не найдено – ошибка #Н/Д).
- -1 – находит наименьшее значение, которое больше или равно искомому (данные должны быть отсортированы по убыванию).
Преимущество перед ВПР: ВПР не умеет искать справа налево, а ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ – умеет!
Пример: Поиск продаж менеджера за определённый месяц
Использование ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ позволяет легко управлять сложными таблицами, обеспечивая быструю и точную работу с данными в самых разных контекстах.
№3 ЕСЛИ
Описание: Функция ЕСЛИ позволяет проверять условие и возвращать одно значение, если условие истинно, и другое — если ложно.
Синтаксис: ЕСЛИ(источник;[значение_при_соблюдении_условия]; [значение_при_несоблюдении_условия])
- Источник: выражение, которое должно быть истинным или ложным.
- Значение_при_соблюдении_условия (необязательный аргумент): значение, которое возвращается, если условие истинно.
- Значение_при_несоблюдении_условия (необязательный аргумент): значение, которое возвращается, если условие ложно.
Пример: Присвоить оценку студенту на основе его балла.
Функция ЕСЛИ является отличным инструментом для выполнения различных логических операций в Google таблицах, особенно когда нужно классифицировать или категоризировать данные по определённым условиям.
№4 ARRAYFORMULA
Описание: Функция ARRAYFORMULA в Google таблицах – это мощный инструмент для автоматизации расчетов и работы с массивами данных. Она позволяет применять формулы сразу ко всему диапазону ячеек, устраняя необходимость копирования формулы вручную.
Синтаксис: ARRAYFORMULA(формула_массива)
- Формула_массива: диапазон, либо математическое действие с несколькими диапазонами одного размера, либо функция, результат которой размещается в более чем одной ячейке.
Пример 1: Вычислить общую стоимость для каждого товара.
Пример 2: Определить категорию для каждого товара.
Использование ARRAYFORMULA делает работу в Google таблицах более удобной, эффективной и быстрой, особенно при анализе данных, автоматических расчетах и создании динамических таблиц.
№5 QUERY
Описание: Функция QUERY – одна из самых мощных в Google таблицах. Она позволяет извлекать, фильтровать, сортировать и агрегировать данные с помощью запросов на языке, похожем на SQL.
Синтаксис: QUERY(данные; запрос; [заголовки])
- Данные: диапазон ячеек, для которого нужно выполнить запрос.
- Запрос: запрос, написанный на языке запросов API визуализации Google, который указывает, что нужно сделать с данными.
- Заголовки (необязательный): количество строк заголовка в выбранном диапазоне.
Наиболее популярные запросы:
- WHERE – Фильтрация
Пример: Выберем продажи только за 2024 год.
- LIMIT – Ограничение количества строк
Пример: Выведем только первые 3 строки.
- GROUP BY – Группировка
Пример: Посчитаем суммарные продажи по каждому имени.
- PIVOT – Поворот таблицы
Пример: Преобразуем данные так, чтобы годы стали колонками.
Благодаря своей гибкости и широкому функционалу, QUERY требует детального изучения, поэтому мы рассмотрели ее более подробно в отдельной статье, где подробнее разобрали синтаксис и примеры примеры запросов.
№6 UNIQUE
Описание: Функция UNIQUE возвращает только уникальные значения из указанного диапазона, убирая дубликаты.
Синтаксис: UNIQUE (диапазон; [by_column]; [exactly_once])
- Диапазон: данные, фильтруемые по уникальным строкам.
- By_column (необязательный): определяет, как фильтровать данные: по столбцам или строкам. Значение по умолчанию - false (по строкам).
- Exactly_once (необязательный): определяет, нужно ли возвращать только записи, в которых нет копий. Значение по умолчанию - false (все уникальные строки будут возвращены, включая те, которые встречаются больше одного раза)
Пример 1: Вывести список уникальных значений из диапазона
Пример 2: Вывести несколько столбцов с уникальными значениями из диапазона
№7 FILTER
Описание: Функция FILTER в Google таблицах – это мощный инструмент, позволяющий извлекать только те строки из массива данных, которые соответствуют заданным условиям.
Синтаксис: FILTER(диапазон; условие1; [условие2;...])
- Диапазон: это область данных, из которой нужно отфильтровать строки.
- Условие1; условие2 …: условия для фильтрации данных.
Пример: Отфильтровать товары по категории и цене
Функция FILTER отлично подходит для работы с большими таблицами, позволяя динамически фильтровать данные в реальном времени.
№8 IMPORTRANGE
Описание: Функция IMPORTRANGE позволяет извлекать данные из других Google таблиц, что пригодится для совместной работы над документами.
Синтаксис: IMPORTRANGE(url_таблицы;диапазон)
- url_таблицы: URL таблицы, из которой импортируются данные. Значение должно быть текстом, заключенным в кавычки.
- Диапазон: указание на то, какой диапазон нужно импортировать. Должно иметь формат "название_листа!диапазон" (например, "Лист1!A2:B6")
Пример 1: Получить данные из другой таблицы
Пример 2: Получить данные из нескольких таблиц одной структуры
Функция IMPORTRANGE в Google таблицах имеет несколько важных ограничений, о которых стоит знать:
-
Требуется разрешение на доступ – при первом использовании IMPORTRANGE для подключения к другой таблице необходимо вручную разрешить доступ.
-
Ограничение на количество импортов – есть лимиты на количество одновременных вызовов IMPORTRANGE. Если в документе слишком много таких функций, это может замедлить работу таблицы или привести к ошибке.
-
Задержка обновления данных – обновление информации, полученной через IMPORTRANGE, происходит не мгновенно. Иногда могут возникать задержки в несколько минут, особенно при работе с большими массивами данных.
-
Ограничение на импортируемый диапазон – хотя точного лимита нет, при слишком больших объемах данных IMPORTRANGE может перестать работать или выдать ошибку. Ориентир — импортировать от 50 000 до 100 000 ячеек на IMPORTRANGE формулу. Например, если ваш диапазон включает десять столбцов, рекомендуемое количество строк для импорта: 10 000 строк.
Несмотря на имеющиеся ограничения, функция IMPORTRANGE — это мощный инструмент для объединения данных из разных Google таблиц. Она позволяет легко связывать информацию между документами, избегая ручного копирования и минимизируя риск ошибок.
№9 СУММЕСЛИМН
Описание: Функция СУММЕСЛИМН позволяет суммировать значения, которые соответствуют сразу нескольким критериям, что делает ее более мощной по сравнению с простой функцией СУММ или функцией СУММЕСЛИ.
Синтаксис: СУММЕСЛИМН(сумма_диапазона; диапазон_критерия1; критерий1; [диапазон_критерия2; критерий2; ...])
- Сумма диапазона: диапазон для суммирования
- Диапазон_критерия1: диапазон для проверки критерием1
- Критерий1: шаблон или схема проверки, применяемые к диапазону_критерия1
- Диапазон_критерия2; критерий2: (необязательные) дополнительные диапазоны и соответствующие критерии.
Пример: Подсчет суммы продаж по трем условиям: категория товара и диапазон даты продажи
Функция СУММЕСЛИМН – это полезный инструмент для анализа данных по нескольким условиям, который значительно упрощает работу с большими объемами информации в Google таблицах.
№10 СЧЁТЕСЛИМН
Описание: Функция СЧЁТЕСЛИМН подсчитывает количество ячеек, соответствующих сразу нескольким критериям.
Синтаксис: СЧЁТЕСЛИМН (диапазон_критерия1; критерий1; [диапазон_критерия2; критерий2; ...])
- Диапазон_критерия1: диапазон ячеек для первого критерия
- Критерий1: первый критерий
- Диапазон_критериев2; критерий2: (необязательные) дополнительные диапазоны и соответствующие критерии
Пример: Подсчет количества операций, удовлетворяющих сразу трем условиям
Пример: Критерии в виде ссылок на ячейки с заранее заданными условиями
Функция СЧЁТЕСЛИМН позволяет подсчитывать количество значений, соответствующих сразу нескольким критериям, что упрощает анализ больших массивов данных в Google таблицах.
Интересные факты о Google таблицах
- Запуск и начало: Google таблицы впервые были представлены в 2006 году как часть Google Docs. Это одно из первых онлайн-приложений для работы с таблицами, которое позволило пользователям редактировать и совместно использовать документы в реальном времени.
- Совместная работа: Одна из ключевых особенностей Google таблиц – возможность совместной работы. Несколько пользователей могут одновременно редактировать один документ и видеть изменения в реальном времени. Эта функция изменила подход к работе с таблицами и документами в целом.
- Интеграция: Google таблицы без труда интегрируются с различными сервисами Google, такими как Google Формы, Google Календарь, Google Аналитика и другие, что упрощает импорт данных и их последующий анализ.
- Автоматическое сохранение: Все изменения в Google таблицах сохраняются автоматически, что помогает предотвратить потерю данных при случайном закрытии или сбое системы.
Заключение
Эти десять полезных функций помогут вам работать с данными в Google таблицах быстрее и эффективнее. С их помощью вы сможете автоматизировать задачи, выполнять сложные вычисления и анализировать информацию с легкостью. Грамотное использование формул не только повысит вашу продуктивность, но и сделает работу удобнее. Экспериментируйте и адаптируйте их под свои задачи.
Помощь с автоматизацией рабочих процессов
Мы занимаемся автоматизацией бизнес-процессов как в Excel и Google таблицах для малого бизнеса, так и более масштабной разработкой CRM-систем, под запросы конкретного бизнеса.
На связи, чтобы обсудить все детали и подобрать правильные инструменты для решения Вашей задачи:
- WhatsApp: +7 (919) 882-93-67
- Telegram: birdyx_ru
- E-mail: mail@birdyx.ru
А также, у нас Вы можете пройти бесплатные онлайн курсы по MS Excel с заданиями.